Resolución 2346 de 2007: Guía Completa de Exámenes Médicos Ocupacionales en Colombia
Resolución 2346 de 2007: Guía Completa de Exámenes Médicos Ocupacionales en Colombia
Si eres responsable de recursos humanos, seguridad y salud en el trabajo o diriges una empresa en Colombia, hay una norma que debes conocer a fondo: la Resolución 2346 de 2007 del Ministerio de la Protección Social. Esta norma es la piedra angular que regula la práctica de las evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo de las historias clínicas ocupacionales en todo el territorio nacional.
En GSL Ocupacional, con más de 12 años de experiencia y 120.000+ pacientes atendidos en nuestras sedes de Barranquilla, Cartagena y Santa Marta, hemos aplicado esta resolución miles de veces. En esta guía te explicamos todo lo que necesitas saber: qué establece, qué tipos de exámenes regula, cuáles son tus obligaciones como empleador y cómo se ha actualizado con el paso del tiempo.
¿Qué Establece la Resolución 2346 de 2007?
La Resolución 2346 tiene un objetivo claro: regular la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y establecer las reglas para el manejo y custodia de las historias clínicas ocupacionales. Fue expedida por el Ministerio de la Protección Social y aplica a todos los empleadores, trabajadores, contratistas, IPS y prestadores de servicios de salud ocupacional en Colombia.
Ámbito de aplicación
La norma aplica a:
- Todos los empleadores públicos y privados
- Trabajadores dependientes e independientes
- Contratistas y subcontratistas
- IPS y profesionales que realizan evaluaciones médicas ocupacionales
- Empresas de servicios temporales y sus usuarios
Principio fundamental
Las evaluaciones médicas ocupacionales no son un trámite. Son herramientas clínicas que permiten determinar la aptitud del trabajador para desempeñar un cargo específico, detectar de forma temprana condiciones de salud relacionadas con el trabajo y generar datos para los programas de vigilancia epidemiológica.
Los 5 Tipos de Exámenes Médicos Ocupacionales
La Resolución 2346 establece cinco tipos de evaluaciones médicas ocupacionales obligatorias, cada una con un propósito específico dentro del ciclo laboral del trabajador.
1. Examen de Ingreso (Pre-ocupacional)
Cuándo se realiza: Antes de que el trabajador inicie sus funciones en la empresa.
Objetivo: Determinar las condiciones de salud física, mental y social del trabajador en relación con las exigencias del cargo y los riesgos a los que estará expuesto.
Qué incluye:
- Historia clínica completa con antecedentes laborales
- Examen físico dirigido según profesiograma
- Evaluaciones complementarias según el cargo (audiometría, espirometría, visiometría, optometría, electrocardiograma, entre otras)
- Pruebas de laboratorio cuando el riesgo lo requiere
- Concepto de aptitud: apto, apto con restricciones o no apto
Importancia para la empresa: Este examen establece la línea base de salud del trabajador. Sin esta línea base, es imposible demostrar si una condición de salud es preexistente o fue adquirida durante la relación laboral.
2. Examen Periódico
Cuándo se realiza: Durante la vigencia de la relación laboral, según la frecuencia definida en el profesiograma (generalmente anual, pero puede ser semestral para riesgos altos).
Objetivo: Monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar de forma temprana alteraciones de salud que puedan estar relacionadas con el trabajo.
Qué incluye:
- Actualización de la historia clínica ocupacional
- Examen físico con énfasis en los sistemas afectados por los riesgos del cargo
- Evaluaciones complementarias de seguimiento
- Comparación con la línea base del examen de ingreso
Importancia para la empresa: Los exámenes periódicos son la herramienta principal para detectar enfermedades laborales en etapa temprana y demostrar que la empresa cumple con su deber de vigilancia de la salud.
3. Examen de Egreso (Retiro)
Cuándo se realiza: Al momento de finalizar la relación laboral, idealmente dentro de los 5 días siguientes a la terminación del contrato.
Objetivo: Documentar el estado de salud del trabajador al momento de su retiro y detectar posibles secuelas de la exposición laboral.
Qué incluye:
- Examen físico completo
- Evaluaciones complementarias que se realizaron durante la vinculación
- Comparación con el estado de ingreso y los periódicos
- Concepto sobre posibles alteraciones relacionadas con el trabajo
Importancia para la empresa: El examen de egreso es la protección legal más importante contra reclamaciones futuras. Sin este examen, la empresa queda expuesta a demandas por enfermedades que el trabajador alegue haber adquirido durante su vinculación.
4. Examen Post-incapacidad
Cuándo se realiza: Antes de que el trabajador se reincorpore a sus funciones después de una incapacidad prolongada.
Objetivo: Evaluar si el trabajador puede retomar las funciones de su cargo o si requiere restricciones, adaptaciones o reubicación.
Qué incluye:
- Revisión de la patología que generó la incapacidad
- Examen físico enfocado en la capacidad funcional
- Evaluación de restricciones y recomendaciones
- Plan de reincorporación progresiva si aplica
Importancia para la empresa: Reintegrar a un trabajador sin esta evaluación puede agravar su condición y generar responsabilidad civil y penal para el empleador.
5. Examen por Cambio de Cargo
Cuándo se realiza: Cuando un trabajador cambia de cargo o de funciones que implican exposición a nuevos riesgos.
Objetivo: Determinar si el trabajador es apto para el nuevo cargo considerando los nuevos factores de riesgo.
Qué incluye:
- Evaluación médica dirigida a los nuevos riesgos
- Evaluaciones complementarias según el nuevo profesiograma
- Nuevo concepto de aptitud específico para el cargo destino
Importancia para la empresa: Promover o trasladar a un trabajador sin esta evaluación puede exponerlo a riesgos para los cuales no tiene aptitud médica.
Obligaciones del Empleador según la Resolución 2346
La norma establece obligaciones claras e ineludibles para los empleadores:
| Obligación | Detalle | |---|---| | Programar y costear los exámenes | El empleador debe asumir el 100% del costo de todas las evaluaciones médicas ocupacionales | | Definir el profesiograma | Documento que establece qué exámenes y evaluaciones complementarias requiere cada cargo | | Informar al trabajador | Sobre los riesgos del cargo antes del examen de ingreso | | Garantizar la confidencialidad | No puede exigir la historia clínica; solo recibe el certificado de aptitud | | Remitir al trabajador | A la IPS prestadora con la información de riesgos del cargo | | Custodiar los certificados | Mantener archivo de los certificados de aptitud recibidos | | Aplicar las restricciones | Implementar las recomendaciones y restricciones que indique el médico | | No discriminar | Prohibido usar los resultados para discriminar o despedir trabajadores |
Lo que el empleador NO puede hacer
- No puede exigir pruebas de embarazo como requisito de ingreso
- No puede exigir pruebas de VIH como requisito de ingreso (salvo excepciones legales)
- No puede acceder al contenido de la historia clínica ocupacional
- No puede condicionar el empleo a resultados específicos de salud que no estén relacionados con la aptitud para el cargo
- No puede omitir el examen de egreso argumentando renuncia voluntaria del trabajador
Requisitos del Médico que Realiza las Evaluaciones
La Resolución 2346 es estricta en cuanto al perfil del profesional que practica los exámenes:
- Debe ser médico con licencia vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo
- Debe contar con especialización, maestría o certificación en salud ocupacional o medicina del trabajo
- Debe estar vinculado a una IPS habilitada para prestar servicios de salud ocupacional
- Debe conocer el perfil del cargo y los riesgos antes de realizar la evaluación
- Debe emitir un concepto de aptitud fundamentado y documentado
En GSL Ocupacional contamos con un equipo de más de 50 especialistas en medicina laboral y del trabajo que cumplen todos estos requisitos y se actualizan permanentemente en la normatividad vigente.
Custodia de la Historia Clínica Ocupacional: 20 Años
Uno de los aspectos más importantes de la Resolución 2346 es el régimen de custodia de la historia clínica ocupacional:
Reglas de custodia
- Responsable de la custodia: La IPS que practica los exámenes
- Tiempo de custodia: Mínimo 20 años contados a partir de la última atención
- Confidencialidad: La historia clínica es un documento privado sometido a reserva
- Acceso: Solo el trabajador, el médico tratante o autoridades competentes pueden acceder
¿Qué recibe el empleador?
El empleador únicamente recibe el certificado de aptitud, que contiene:
- Datos de identificación del trabajador
- Concepto de aptitud (apto, apto con restricciones, no apto)
- Restricciones y recomendaciones (si aplican)
- No incluye diagnósticos, hallazgos clínicos ni resultados de exámenes
Modificación con la Resolución 1918 de 2009
La Resolución 1918 de 2009 modificó los artículos 11 y 17 de la Resolución 2346, estableciendo que:
- La custodia puede estar a cargo de la IPS o del médico que practica las evaluaciones
- Si el médico independiente cesa su actividad, debe transferir las historias a una IPS o al trabajador
- Se refuerza que el empleador no puede custodiar las historias clínicas ocupacionales
Derechos del Trabajador
La Resolución 2346 consagra derechos importantes para los trabajadores:
- Derecho a la información: Conocer los riesgos del cargo antes de la evaluación
- Derecho a la confidencialidad: Su historia clínica es reservada
- Derecho de acceso: Puede solicitar copia de su historia clínica en cualquier momento
- Derecho al examen de egreso: Aunque renuncie voluntariamente, tiene derecho a este examen
- Derecho a no ser discriminado: Los resultados no pueden usarse para discriminación laboral
- Derecho a conocer los resultados: Debe recibir copia del certificado de aptitud
- Derecho a segunda opinión: Puede solicitar una nueva evaluación si no está de acuerdo con el concepto
Relación con el Decreto 1072 de 2015
El Decreto 1072 de 2015 es el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo y recoge toda la normatividad laboral en un solo cuerpo. En su Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6, establece las disposiciones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), donde las evaluaciones médicas ocupacionales son un componente obligatorio.
Puntos de conexión
- El artículo 2.2.4.6.24 del Decreto 1072 establece la obligatoriedad de las evaluaciones médicas
- Los resultados de los exámenes alimentan los indicadores del SG-SST
- Las evaluaciones médicas son parte de los estándares mínimos definidos en la Resolución 0312 de 2019
- El incumplimiento puede generar multas y sanciones de hasta 500 SMMLV
Actualización: Resolución 1843 de 2025
La normatividad evoluciona. En 2025, el Ministerio del Trabajo expidió la Resolución 1843 de 2025, que introduce cambios importantes en las evaluaciones médicas ocupacionales:
Principales cambios
- Actualización de instrumentos de evaluación
- Nuevos requisitos para las IPS prestadoras
- Énfasis en evaluaciones complementarias según perfiles de riesgo
- Lineamientos sobre telemedicina ocupacional para seguimientos
- Período de transición para que empresas e IPS se adapten
¿Qué se mantiene vigente de la Resolución 2346?
Los principios fundamentales se mantienen: la obligatoriedad de los cinco tipos de exámenes, la custodia de la historia clínica por 20 años, los derechos del trabajador y la confidencialidad. Lo que cambia son los lineamientos operativos y los requisitos técnicos.
En GSL Ocupacional ya estamos alineados con los nuevos requisitos de la Resolución 1843 de 2025, garantizando que nuestros servicios cumplen tanto con la norma base como con sus actualizaciones.
Guía Práctica para Responsables de Recursos Humanos
Si eres responsable de gestionar las evaluaciones médicas ocupacionales en tu empresa, sigue estos pasos:
Paso 1: Construir el profesiograma
Define para cada cargo:
- Riesgos asociados (físicos, químicos, biológicos, ergonómicos, psicosociales)
- Tipo de evaluaciones médicas requeridas
- Evaluaciones complementarias necesarias
- Frecuencia de los exámenes periódicos
Paso 2: Seleccionar una IPS confiable
Verifica que la IPS:
- Esté habilitada ante la Secretaría de Salud
- Cuente con médicos especialistas en SST con licencia vigente
- Tenga capacidad para realizar las evaluaciones complementarias requeridas
- Cuente con un sistema de custodia de historia clínica que cumpla los 20 años
- Ofrezca resultados oportunos (en GSL entregamos en menos de 4 horas)
Paso 3: Programar los exámenes
- Ingreso: Antes del primer día de trabajo
- Periódicos: Según cronograma definido en el profesiograma
- Egreso: Dentro de los 5 días siguientes a la terminación
- Post-incapacidad: Antes de la reincorporación
- Cambio de cargo: Antes de asumir las nuevas funciones
Paso 4: Gestionar los resultados
- Archivar los certificados de aptitud (no las historias clínicas)
- Implementar las restricciones y recomendaciones del médico
- Alimentar los indicadores del SG-SST con los resultados
- Programar seguimientos cuando se emitan conceptos de apto con restricciones
Paso 5: Documentar todo
- Mantener registro de las fechas y tipos de exámenes realizados
- Conservar evidencia de las recomendaciones implementadas
- Documentar las negativas del trabajador al examen de egreso (si aplica, con testigos)
Errores Comunes que las Empresas Deben Evitar
- No realizar examen de ingreso argumentando urgencia en la contratación
- Omitir el examen de egreso cuando el trabajador renuncia
- Realizar exámenes en sitios no habilitados para ahorrar costos
- No actualizar el profesiograma cuando cambian las condiciones del cargo
- Exigir la historia clínica completa al trabajador o a la IPS
- No implementar las restricciones del certificado de aptitud
- Usar los resultados para discriminar trabajadores con condiciones de salud
- No tener cobertura de evaluaciones complementarias como audiometría o espirometría
Cómo GSL Ocupacional Aplica la Resolución 2346
En GSL Ocupacional hemos diseñado nuestro Modelo MIASO para ir más allá del cumplimiento normativo. Así aplicamos la Resolución 2346:
- Equipo médico especializado: Más de 50 profesionales con licencia vigente en SST
- Evaluaciones complementarias completas: Audiometría, espirometría, visiometría, optometría, electrocardiograma y más
- Laboratorio clínico propio: Resultados confiables y oportunos
- Historia clínica electrónica: Sistema digital con custodia segura por 20+ años
- Resultados en menos de 4 horas: Agilidad que no sacrifica calidad
- Cobertura regional: Sedes propias en Barranquilla, Cartagena y Santa Marta, con red de aliados en más de 25 ciudades
- Brigadas extramurales: Para empresas con operaciones en campo, puertos y zonas industriales
- Telemedicina ocupacional: Seguimientos y consultas de control sin desplazamiento
Preguntas Frecuentes
¿El trabajador puede negarse al examen médico ocupacional? El examen de ingreso y los periódicos son obligatorios dentro del SG-SST. El examen de egreso es un derecho del trabajador; si se niega, la empresa debe documentarlo con testigos.
¿Quién paga los exámenes médicos ocupacionales? Siempre el empleador. El costo no puede trasladarse al trabajador bajo ninguna circunstancia.
¿Cada cuánto se deben realizar los exámenes periódicos? La frecuencia la define el profesiograma según el nivel de riesgo. Lo más común es anual, pero puede ser semestral para riesgos altos.
¿Qué pasa si no realizo exámenes de egreso? La empresa queda expuesta a reclamaciones futuras sin poder demostrar el estado de salud del trabajador al momento de su retiro.
Conclusión
La Resolución 2346 de 2007 es mucho más que una obligación legal. Es el marco que protege la salud de los trabajadores y la seguridad jurídica de las empresas. Cumplirla correctamente, con el apoyo de una IPS habilitada y experimentada, es una inversión que se traduce en menor riesgo legal, mejor productividad y una cultura de prevención real.
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