Resolución 1843 de 2025: la guía operativa para empresas en Colombia
Análisis completo del marco que reemplazó a la Resolución 2346 de 2007. Las 7 evaluaciones obligatorias, las 9 acciones que su empresa debe demostrar y las 25 obligaciones que debe exigirle a su IPS — explicadas por el equipo médico que las opera todos los días.
En 60 segundos: lo que cambió con la Resolución 1843
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Las evaluaciones ocupacionales pasaron de 3 a 7 tipos. Ya no basta con ingreso, periódico y egreso: la norma exige también cambio de ocupación, post-incapacidad (>30 días), retorno laboral (>90 días sin causa médica) y seguimiento o control.
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La empresa debe demostrar la cadena completa, no solo archivar certificados. Riesgo del cargo → evaluación adecuada → IPS competente → concepto válido → comunicación al trabajador → adaptación en 20 días hábiles → seguimiento → evidencia documental.
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El concepto médico no debe usar la expresión "no apto" salvo en certificados especiales (alturas, alimentos, conducción, porte de armas). Debe expresar restricciones, temporalidad y necesidad de seguimiento.
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La consulta médica ocupacional dura mínimo 20 minutos. Si su proveedor entrega exámenes en 10 minutos, está incumpliendo el artículo 4.b.
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La historia clínica ocupacional se custodia 20 años y solo la IPS la conserva. La empresa recibe únicamente el concepto médico, nunca diagnósticos, audiometrías, espirometrías o resultados clínicos individuales.
Por eso en GSL Ocupacional no gestionamos exámenes: gestionamos cumplimiento.
Las 7 evaluaciones obligatorias (no 3)
Durante años muchas empresas limitaron sus evaluaciones a ingreso, periódico y egreso. La Resolución 1843 fortaleció el seguimiento integral del trabajador durante todo el ciclo laboral.
| Evaluación | Cuándo corresponde | Acción empresarial | Norma |
|---|---|---|---|
| Preingreso | Antes de contratar al trabajador | Enviar perfil y riesgos reales del cargo a la IPS antes del examen. No basta con 'examen estándar'. | Art. 9 |
| Periódica programada | Según la matriz de exposición y la vigilancia epidemiológica del cargo | Definir y justificar técnicamente la periodicidad. El plazo de 3 años es excepcional, no regla general. | Art. 10 |
| Cambio de ocupación | Antes de que el trabajador asuma nuevas funciones, ambiente o exposición | Evaluar al trabajador para los nuevos riesgos antes del cambio efectivo, no después. | Art. 10 |
| Egreso | Al terminar la relación laboral | Notificar y procurar su realización dentro de los 5 días hábiles siguientes a la terminación. | Art. 11 |
| Retorno laboral | Tras ausencia no médica igual o superior a 90 días calendario | Realizar la evaluación antes del regreso efectivo al puesto de trabajo. | Art. 12 |
| Post-incapacidad | Tras incapacidad médica de 30 días calendario o más | Realizar inmediatamente al finalizar la incapacidad. Puede ordenarse antes si el caso lo amerita. | Art. 13 |
| Seguimiento o control | Cuando existan restricciones, recomendaciones o condiciones por vigilar | Programar el control en la fecha señalada por el médico ocupacional. | Art. 14 |
GSL Ocupacional: Las 7 evaluaciones las atendemos en nuestras sedes propias de Barranquilla, Cartagena y Santa Marta, o mediante brigada extramural en sus instalaciones. Resultados y certificados de aptitud en menos de 4 horas, telemedicina cuando aplica (Art. 32) y trazabilidad completa en SL Plus para cada uno de los 7 tipos.
Las 9 acciones obligatorias para la empresa
La empresa debe demostrar, no solo archivar. Cada acción es exigida directamente por la Resolución 1843 y por el Decreto 1072 de 2015.
A. Preparar correctamente los cargos
Elaborar y mantener actualizado un perfil de cargo por cada posición: funciones, requisitos físicos y mentales, tareas efectivamente ejecutadas, peligros y riesgos asociados, medidas preventivas y lugar/ambiente del trabajo. El profesiograma genérico no sustituye el perfil de cargo exigido por la norma.
B. Entregar información técnica a la IPS
Antes de las evaluaciones la empresa debe entregar: perfil de cargo, matriz de peligros actualizada, indicadores epidemiológicos, estudios de higiene industrial, evaluaciones de riesgo psicosocial y biomecánico, información sobre agentes cancerígenos y monitoreos biológicos. Conservar evidencia escrita de que el médico recibió y conoció esos documentos (Art. 16).
C. Definir y justificar la periodicidad
No existe periodicidad automática. Debe justificarse según tipo, intensidad, frecuencia y tiempo de exposición; edad y condiciones de salud; matriz de peligros; vigilancia epidemiológica; mediciones ambientales y recomendaciones médicas previas. El máximo de 3 años es excepcional.
D. Asumir todos los costos
El empleador paga la evaluación, las pruebas complementarias, los traslados intermunicipales y, cuando sean necesarios para periódicos, alojamiento y alimentación. No puede descontarse del salario. Los contratistas independientes tienen reglas particulares (Decreto 723 de 2013).
E. Programar los periódicos en jornada
Las evaluaciones periódicas se programan dentro de la jornada laboral. La empresa convoca formalmente, controla asistencia, reprograma inasistencias y conserva la notificación que la IPS envíe sobre quienes no asistieron.
F. Actuar sobre el concepto médico
Recibir el concepto no cierra el proceso. La empresa debe revisar restricciones y recomendaciones, comunicarlas por escrito al trabajador, conservar evidencia, adaptar el puesto y ejecutar la adaptación en máximo 20 días hábiles desde la evaluación. La empresa trabaja con la restricción funcional, sin necesitar el diagnóstico clínico (Art. 5.f).
G. Mantener la confidencialidad
El empleador recibe únicamente el concepto médico ocupacional. No debe solicitar ni almacenar historia clínica, diagnósticos, resultados de laboratorio, audiometrías, espirometrías ni datos médicos detallados. La historia clínica queda bajo custodia de la IPS por mínimo 20 años.
H. Utilizar el diagnóstico colectivo de diciembre
La IPS debe entregar en diciembre, sin costo adicional, un diagnóstico general de la población que atendió. La empresa lo usa para actualizar la vigilancia epidemiológica, definir prevención, revisar la periodicidad y formular el plan anual del SG-SST. Si usa varias IPS, cada una entrega el suyo y la empresa los consolida (Art. 4.g).
I. Controlar pruebas sensibles
Embarazo: prohibido como requisito general; solo procede con riesgos reales y consentimiento previo (Art. 22, sanción hasta 2.455 UVT). VIH y VDRL: no pueden exigirse como requisito de ingreso o permanencia salvo riesgos reales para el trabajador o terceros (Arts. 21 y 23). Alcohol y sustancias psicoactivas: solo en cargos de riesgo IV–V y siempre con calidad, calibración, política preventiva y confidencialidad (Arts. 24–25).
GSL Ocupacional: En GSL Ocupacional asumimos las obligaciones que la norma le pone a la IPS: entregamos el diagnóstico colectivo de diciembre sin costo adicional, custodiamos la historia clínica los 20 años, notificamos por escrito las inasistencias y enviamos a su empresa únicamente el concepto firmado por el médico especialista con licencia vigente.
Las 25 obligaciones que su IPS debe cumplir
Si su proveedor no cumple cualquiera de estos 25 puntos, su empresa queda expuesta a sanciones del Ministerio del Trabajo, aunque haya tercerizado el servicio.
- 01Habilitación vigente conforme a la Resolución 3100 de 2019.
- 02Infraestructura adecuada para la consulta y las pruebas complementarias.
- 03Médicos especialistas en Medicina del Trabajo o Seguridad y Salud en el Trabajo con licencia SST vigente.
- 04Consulta médica ocupacional mínima de 20 minutos por trabajador.
- 05Evaluación integral con criterio clínico, no firma automática de certificados.
- 06Recepción y revisión de los perfiles de cargo, matrices y estudios de riesgo de la empresa.
- 07Solicitud de información adicional cuando lo recibido es insuficiente.
- 08Integración de los resultados complementarios en la historia clínica.
- 09Interpretación clínica de los exámenes complementarios por médico especialista.
- 10Consentimiento informado escrito para las pruebas complementarias.
- 11Entrega al trabajador de copia de la atención, los resultados y el concepto.
- 12Conservación de constancia de esa entrega al trabajador.
- 13Envío al empleador solamente del concepto médico, nunca diagnósticos.
- 14Notificación por correo electrónico de las inasistencias del trabajador.
- 15Expresión clara de las restricciones, su temporalidad y la necesidad de seguimiento.
- 16Indicación de si procede el ingreso a un sistema de vigilancia epidemiológica.
- 17Remisiones a la EPS u otras entidades cuando se sospeche patología general.
- 18Entrega del diagnóstico general de salud a la empresa en diciembre, sin costo adicional.
- 19Custodia de la historia clínica ocupacional por mínimo 20 años (Art. 30.f).
- 20Procedimiento para entregar copia de la historia al trabajador cuando la solicite.
- 21Registros de traslado de historias clínicas entre entidades.
- 22Garantía de reserva y protección de datos personales.
- 23Habilitación específica de telemedicina si ofrece atención remota (Art. 32).
- 24Respeto a la autonomía médica y la libre elección del usuario.
- 25Calibración y aseguramiento de calidad para las pruebas de alcohol y drogas.
GSL Ocupacional: Las 3 sedes propias de GSL Ocupacional están habilitadas bajo Resolución 3100 de 2019, con médicos especialistas en salud ocupacional con licencia vigente, consulta de 20 minutos mínima, laboratorio clínico ocupacional in-house, telemedicina habilitada, SL Plus para trazabilidad documental y calibración trazable de equipos. Cumplimos los 25 puntos y le entregamos la evidencia formal cuando la solicita.
Pídanos la evidencia formal de los 25 puntosQué debe contener el concepto médico
Antes de aceptar un concepto, su área de talento humano debe verificar que contiene estos 12 campos:
- Identificación del trabajador (nombre y documento).
- Fecha, ciudad y departamento de la evaluación.
- Identificación del empleador.
- Empresa usuaria si es trabajador en misión.
- Actividad económica del empleador.
- EPS, fondo de pensión y ARL.
- Constancia de entrega al trabajador.
- Restricciones o recomendaciones (cuando aplique).
- Temporalidad de las restricciones.
- Fecha o necesidad de evaluación de seguimiento.
- Nombre, registro profesional, documento de identidad y licencia SST del médico.
- Firma del médico ocupacional.
Sobre la expresión "no apto"
La Resolución 1843 prohíbe usar la expresión "no apto" salvo en los certificados especiales regulados por normas particulares (trabajo en alturas, espacios confinados, manipulación de alimentos, conducción de vehículos, porte de armas y similares). El concepto médico debe expresar restricciones, condiciones, temporalidad y necesidad de seguimiento, no descalificar al trabajador (parágrafo Art. 19).
Cómo escoger una IPS competente para sus evaluaciones
15 evidencias a exigir antes de contratar
01Constancia actual del REPS
Verifica la sede y los servicios efectivamente habilitados ante el Ministerio de Salud.
02Licencia SST de cada médico que evaluará a su personal
Cada médico ocupacional debe tener licencia vigente expedida por la Secretaría de Salud territorial.
03Especialización y registro profesional de cada médico
Especialización en Medicina del Trabajo o en Seguridad y Salud en el Trabajo.
04Modelo de concepto médico ocupacional
Para verificar el cumplimiento de los 12 campos exigidos en el artículo 19.
05Procedimiento de consulta médica ocupacional
Demuestra que respetan la duración mínima de 20 minutos por trabajador.
06Procedimiento de custodia de historias clínicas
Archivo seguro, confidencialidad y conservación por 20 años.
07Formatos de consentimiento informado
Para el manejo legal de pruebas complementarias (toxicológicas, serología, etc.).
08Política de protección de datos personales
Conforme a la Ley 1581 de 2012 y a las disposiciones del Cap. V de la Res. 1843.
09Procedimiento de notificación de inasistencias
Notificación por correo electrónico al empleador, con plazos y trazabilidad.
10Modelo del diagnóstico general de salud
Para verificar el contenido exigido por el artículo 20 (poblacional, por área y por cargo).
11Compromiso escrito de entrega del diagnóstico en diciembre
Sin costo adicional para la empresa, conforme al artículo 4.g.
12Procedimiento de remisiones
Manejo de hallazgos médicos: remisión a EPS, ARL u otras entidades cuando se sospeche patología.
13Certificados de calibración de equipos
Calidad de audiómetros, espirómetros, equipos de visiometría, pruebas de alcohol y drogas.
14Habilitación específica de telemedicina
Si la IPS ofrece atención remota, debe demostrar la habilitación específica (Art. 32).
15Relación de terceros y laboratorios subcontratados
Control sobre los servicios que la IPS pueda tercerizar y sus habilitaciones.
16 cláusulas que debe incluir el contrato
- 01Cumplimiento expreso de la Resolución 1843 de 2025.
- 02Médicos especialistas en Medicina del Trabajo o SST, con licencia vigente.
- 03Consulta médica ocupacional mínima de 20 minutos.
- 04Recepción documentada de perfiles de cargo, matriz de peligros y estudios de riesgo.
- 05Entrega del concepto médico al trabajador y al empleador.
- 06Notificación por correo de inasistencias.
- 07Entrega del diagnóstico general de salud en diciembre, sin costo adicional.
- 08Custodia de historia clínica ocupacional por mínimo 20 años.
- 09Prohibición de entregar diagnósticos individuales al empleador.
- 10Consentimientos informados para todas las pruebas complementarias.
- 11Procedimiento de remisiones y seguimiento.
- 12Protección de datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012.
- 13Requisitos de telemedicina y habilitación específica si aplica.
- 14Calidad y calibración trazable de equipos y pruebas.
- 15Auditoría del servicio por parte del empleador.
- 16Consecuencias contractuales por incumplimiento de cualquiera de las cláusulas anteriores.
13 banderas rojas al escoger proveedor
Si su IPS actual incurre en cualquiera de estos puntos, su empresa está expuesta a sanciones.
- ⚠Promete exámenes médicos completos en 5 o 10 minutos.
- ⚠No solicita perfiles de cargo ni matriz de riesgos antes del examen.
- ⚠Utiliza el mismo paquete de evaluaciones para todos los cargos.
- ⚠Entrega historias clínicas o diagnósticos individuales al empleador.
- ⚠Sigue utilizando la expresión "no apto" en conceptos generales.
- ⚠No identifica al médico evaluador ni acredita su licencia SST.
- ⚠Cobra aparte el diagnóstico general de salud de diciembre.
- ⚠No notifica al empleador las inasistencias del trabajador.
- ⚠No conserva evidencia de la entrega del concepto al trabajador.
- ⚠Ofrece telemedicina sin mostrar su habilitación específica.
- ⚠Ordena rutinariamente prueba de embarazo, VIH o VDRL como requisito de ingreso.
- ⚠No documenta calibraciones de audiómetros, espirómetros o pruebas de drogas.
- ⚠No explica cómo conserva las historias clínicas durante los 20 años.
Si su proveedor actual incurre en cualquiera de estas 13 banderas, solicítenos una segunda opinión:
Solicite auditoría gratuitaCarpeta de evidencias que debe conservar la empresa
Las auditorías del Ministerio del Trabajo y de la ARL revisan la cadena completa, no solo certificados sueltos. Esta es la carpeta mínima anual:
- 01Contrato y evaluación de selección de la IPS.
- 02REPS y habilitación específica de cada sede utilizada.
- 03Licencias SST vigentes de los médicos evaluadores.
- 04Perfiles de cargo vigentes para cada posición.
- 05Matriz de peligros actualizada.
- 06Profesiograma corporativo (si se utiliza como complemento).
- 07Justificación técnica de la periodicidad por grupo de riesgo.
- 08Evidencias de envío y recibido del perfil/matriz por el médico.
- 09Programación anual de evaluaciones por área y cargo.
- 10Convocatorias e inasistencias documentadas.
- 11Conceptos médicos ocupacionales de cada trabajador.
- 12Evidencia de entrega de cada concepto al trabajador.
- 13Planes de adaptación del puesto y cumplimiento de los 20 días hábiles.
- 14Seguimientos médicos programados y ejecutados.
- 15Remisiones a EPS, ARL u otras entidades.
- 16Diagnóstico general de salud entregado por la IPS en diciembre.
- 17Actualización de los sistemas de vigilancia epidemiológica.
- 18Programa de prevención de alcohol, drogas y tabaquismo.
- 19Programa de pausas activas e higiene postural.
- 20Actas de auditoría al proveedor (IPS) con periodicidad anual.
SL Plus de GSL: Le entregamos 14 de estos 20 elementos digitalizados, exportables a PDF para auditorías, con trazabilidad por trabajador, área, cargo y sede.
La cadena de cumplimiento
Cumplir no consiste en tener certificados archivados. La empresa debe poder demostrar esta cadena ante una auditoría:
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Riesgo real del cargo
Identificar el riesgo efectivo del puesto en la matriz de peligros y en el perfil de cargo, no en plantillas genéricas.
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Evaluación correctamente definida
Seleccionar el tipo de evaluación (preingreso, periódica, egreso, cambio, retorno, post-incapacidad, seguimiento) según el riesgo y el momento.
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Médico e IPS competentes
IPS con habilitación REPS 3100/2019 y médico con licencia SST vigente, con especialización en Medicina del Trabajo o SST.
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Concepto médico válido
Documento con los 12 campos del artículo 19, sin uso de "no apto" salvo en certificados especiales, con restricciones y temporalidad claras.
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Comunicación al trabajador
Entregar el concepto al trabajador por escrito, con constancia de recibido. La IPS también entrega su copia al evaluado.
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Adaptación en 20 días hábiles
Ajustar puesto, tareas o ambiente conforme a las restricciones, con evidencia documental, sin requerir el diagnóstico clínico.
- 7
Seguimiento y vigilancia
Programar los controles indicados, vincular al trabajador al sistema de vigilancia epidemiológica que corresponda.
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Evidencia documental
Conservar carpeta con los 20 elementos requeridos. Auditorías y reclamaciones futuras se demuestran con documentos, no con palabras.
Escoger una buena IPS no traslada la responsabilidad legal: la empresa sigue respondiendo por seleccionar al proveedor, suministrar información correcta, programar las evaluaciones y actuar sobre sus resultados.
Cómo GSL Ocupacional le ayuda a cumplir
Nuestro Modelo Integral de Atención en Salud Laboral (MIASO) mapea cada exigencia de la Resolución 1843 a una capacidad operativa concreta:
Prevención
Perfiles de cargo, matriz de peligros, vigilancia epidemiológica y diagnóstico colectivo de diciembre. Es la base que la Resolución 1843 le exige a la empresa antes de cualquier examen.
Diagnóstico
Las 7 evaluaciones obligatorias, las pruebas complementarias del Cap. III, el laboratorio in-house para resultados en menos de 4 horas y la telemedicina habilitada cuando aplica (Art. 32).
Tratamiento
Adaptación del puesto en 20 días hábiles, seguimiento de restricciones, reincorporación post-incapacidad, talleres de bienestar y, cuando aplica, telemedicina para control.
Diferenciadores operativos
- Sedes propias en Barranquilla, Cartagena y Santa Marta — habilitadas bajo Resolución 3100/2019.
- Resultados y certificado de aptitud en menos de 4 horas.
- Laboratorio clínico ocupacional in-house (no tercerizado).
- Brigadas extramurales en sus instalaciones con los mismos equipos certificados.
- Plataforma SL Plus para trazabilidad documental, certificados y evidencias.
- 1.000+ empresas atendidas · 120.000+ pacientes · 12+ años de operación.
- Telemedicina habilitada para los tipos de evaluación que la norma permite.
- Entrega del diagnóstico general de salud de diciembre sin costo adicional.
No gestionamos exámenes. Gestionamos cumplimiento.
Identifique qué evaluaciones tiene pendientes, qué procesos optimizar y cómo implementar la atención presencial o por telemedicina cuando corresponda.
Preguntas frecuentes sobre la Resolución 1843 de 2025
Cluster normativo relacionado
Recursos del Hub360° que complementan la Resolución 1843 dentro del marco SG-SST colombiano.